Angebote und Rechnungen automatisieren

Der Papierkram rund um einen Auftrag, erledigt von der Maschine: Angebot, Rechnung, Zahlungserinnerung, und am Monatsende ein sauberer Ordner für den Steuerberater. Du gibst frei, du tippst nicht ab.

Was danach von selbst passiert

Aus einer Anfrage wird ein Angebot in deinem Layout, die Kundendaten sind schon drin.
Aus einem Ja wird aus diesem Angebot die Rechnung. Gleiche Zahlen, kein Abtippen, keine Copy-Paste-Fehler.
Rechnungen gehen zum vereinbarten Termin raus, mit fortlaufender Nummer und den Pflichtangaben.
Zahlungseingänge werden zugeordnet, du weißt also jederzeit, was noch offen ist.
Nach Ablauf der Frist geht eine freundliche Erinnerung von allein raus. Pro Kunde abschaltbar.
Am Monatsende liegt alles in einem Ordner, im Format, das dein Steuerberater haben will.

Wie es abläuft

1 Wir schreiben auf, wie ein Auftrag heute durch deine Firma läuft, von der Anfrage bis zum Geld am Konto.
2 Deine Angebots- und Rechnungsvorlagen werden einmal festgezurrt, samt der gesetzlichen Pflichtangaben.
3 Ein Testlauf mit echten alten Aufträgen, damit du das Ergebnis siehst, bevor es einen Kunden erreicht.
4 Livegang mit Freigabeschritt: nichts verlässt das Haus, ohne dass du bestätigst.

Was in deiner Hand bleibt

Der Nummernkreis, die Formulierungen, die Zahlungsfristen und jeder Absende-Knopf. Das System bereitet vor, du gibst frei. Stornos und Korrekturen bleiben bewusst eine Entscheidung von Hand, weil dort Fehler teuer werden. Und jedes Dokument ist eine normale Datei in deinem eigenen Speicher, nicht eingesperrt in einem Werkzeug, das du ewig weiterzahlen müsstest.

Was ich nicht mache

Keine Buchhaltung und keine Steuerberatung: das bleibt bei deinem Steuerberater, und die Ausgabe wird so gebaut, dass sie zu seinen Wünschen passt. Auch kein Inkasso. Was hier läuft, sind Erinnerungen an deine eigenen offenen Rechnungen, nach deinen Fristen. Alles darüber hinaus gehört zu einem Anwalt oder einem befugten Inkassobüro.

Was es kostet

Getrieben davon, wie viele Programme beteiligt sind und wie speziell deine Fälle sind. Ein Einpersonenbetrieb mit einer Handvoll Standardaufträgen im Monat ist ein kleines Projekt. Mehrere Leute, Teilrechnungen, Anzahlungen und wiederkehrende Abrechnung ist ein echtes. Du bekommst vor dem Start einen Fixpreis für einen festgelegten Umfang.

Häufige Fragen

Funktioniert das mit meinen bestehenden Programmen?

Meist ja. Wenn dein Buchhaltungswerkzeug oder CRM eine Schnittstelle hat, nutzen wir sie, sonst entstehen die Dokumente als Dateien und werden importiert. Wenn du heute gar nichts verwendest, ist das der einfachste Fall.

Sind die Rechnungen rechtlich korrekt?

Die Vorlage trägt die Pflichtangaben nach österreichischem Umsatzsteuerrecht, und dein Steuerberater zeichnet sie einmal vor dem Livegang ab. Die Verantwortung für den Inhalt bleibt bei dir, wie bei jeder Rechnungssoftware.

Was genau macht die Erinnerung?

Sie schickt nach einer Frist, die du festlegst, eine höfliche Mail zu deiner eigenen offenen Rechnung, so oft wie du festlegst. Sie kontaktiert niemanden sonst und schlägt von sich aus keine Gebühren drauf.

Kann ich trotzdem eine Rechnung von Hand schreiben?

Ja. Der Sonderfall ist genau das, was ein Mensch machen soll. Der Nummernkreis bleibt trotzdem konsistent.

Was passiert, wenn wir nicht mehr zusammenarbeiten?

Alles läuft auf deinen Konten, die Vorlagen und Dokumente gehören dir, und der Prozess ist aufgeschrieben. Es bleibt nichts stehen, wenn ich aufhöre.

Passt das zu deinem Fall?

Schreib in zwei Sätzen, was dich Zeit kostet. Ich sage dir ehrlich, ob sich das rechnet.

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ZULETZT AKTUALISIERT: SEPTEMBER 2026